auftragsbearbeitung - complex-ERP Software für Unternehmen: ERP, PPS, CRM, WWS, MAWI, PZE, BDE

Die Auftragsbearbeitung von comPlex-ERP

Die Auftragsbearbeitung ist das Herzstück von ComPlex und ermöglicht, die Geschäftsbeziehungen mit Ihren Kunden reibungslos und effektiv zu optimieren. Eine umfangreiche Funktionsbibliothek und ein einfaches, klares Handling bieten eine schnelle und präzise Abwicklung Ihrer Kundenaufträge.

Die Auftragsbearbeitung enthält alle notwendigen Komponenten, wie z. B. die Lieferanten-, Interessenten-, Mitarbeiter- und Kundenverwaltung. Die Artikelverwaltung gehört ebenso zur Auftragsbearbeitung, wie die Angebotserstellung mit Übergabemöglichkeit in den Auftrag und den Lieferschein, sowie das Rechnungsprogramm bzw. die Fakturierung.

Auftragsbearbeitung allgemein
In der Softwarebranche hat sich der Begriff Auftragsbearbeitung immer mehr als Gattungsname für eine Software durchgesetzt, die einen ganz bestimmten Geschäftsprozess abbildet. Die unterschiedliche Auslegung des eigentlichen Vorganges, der Auftragsbearbeitung, durch die verschiedenen Softwareanbieter bzw. Softwareentwickler führte zwangsläufig zu einem vielfältigen Angebot auf dem Softwaremarkt.

Dieser Markt unterliegt jedoch einem stetigen Wandel und wird zunehmend unübersichtlicher. Softwareanbieter kommen und gehen, neue Programme werden geschrieben, die Entwicklung anderer wird eingestellt. Die Suche im Internet nach dem Begriff „Software" liefert sage und schreibe 123 Millionen Ergebnisse, die nach dem Stichwort „Auftragsbearbeitung" immerhin noch mehr als 37.000 Ergebnisse.

In den meisten Fällen ist der Suchende bzw. Entscheidungsträger mit der Auswahl eines für ihn passenden Softwaresystems schlichtweg überfordert. Diese Beschreibung soll dazu beitragen, die Anforderungen an eine Auftragsbearbeitung genauer definieren zu können, das Auswahlverfahren zu erleichtern und einen möglichen Zusammenhang zu den über- und untergeordneten Software-Komponenten zu liefern.

Auftragsbearbeitung im Vergleich
Schon der Vergleich verschiedener Auftragsbearbeitungen untereinander, die den selben Geschäftsvorgang betreffen,  ist oftmals nicht möglich, da Begriffe unterschiedlich definiert oder einfach übernommen werden.

Betrachtet der künftige Anwender die Anforderungen an eine Auftragsbearbeitung lediglich aus seiner momentanen Sichtweite, könnte das Anforderungsprofil entweder zu eng oder bei Einbeziehung künftiger, vielleicht unklarer Vorstellungen zu umfangreich werden oder aber über den eigentlichen Umfang der Auftragsbearbeitung hinausgehen. Maßgebend ist letztendlich auch hier wieder, was der Anwender unter Auftragsbearbeitung versteht.

Ablauf der Auftragsbearbeitung
Die Auftragsbearbeitung verbindet zunächst zwei, räumlich getrennte Organisationseinheiten, den Kunden und Lieferanten. Erteilt der Kunde dem Lieferanten nun  einen Auftrag, so handelt es sich aus der Sicht des Kunden um einen Bestellvorgang, während der Lieferant bei Erhalt der Bestellung einen Auftragsvorgang, nämlich die Auftragsbearbeitung,  auslöst.

Um die geschäftliche Beziehung der beiden Vertragspartner untereinander zu verdeutlichen, soll einmal der gesamte Vorgang mit den einzelnen Druckbelegen aufgezeichnet werden:

1. Kunde fordert Angebot vom Lieferanten an (Belegart: Anfrage),
2. Lieferant gibt Angebot an den Kunden ab (Belegart: Angebot),
3. Kunde bestellt aufgrund des Angebotes beim Lieferanten (Belegart: Bestellung),
4. Lieferant nimmt Bestellung des Kunden bzw. Auftrag an (Belegart: Auftragsbestätigung),
5. Lieferant liefert an den Kunden aus (Belegart: Lieferschein),
6. Kunde erhält die Ware vom Lieferanten (Vorgang: Wareneingang),
7. Lieferant schreibt Rechnung an den Kunden (Belegart: Rechnung),
8. Kunde erhält die Rechnung vom Lieferanten (Vorgang: Rechnungskontrolle)

Zunächst handelt es sich also um insgesamt acht Vorgänge, die wechselseitig vom Kunden und Lieferanten vorgenommen werden und jeweils eine Gegenreaktion auslösen. Es fällt auf, daß bei den Vorgängen 6 und 8 der Auftragsbearbeitung keine eigentliche Belegart existiert, also in der Regel kein Beleg ausgedruckt wird. Die erhaltenen Belege, hier der Lieferschein und die Rechnung des Lieferanten, werden lediglich in die Datenbank des Kunden eingegeben, womit zumindest ein Vorgang stattfindet.

Natürlich ist der obige Ablauf der Auftragsbearbeitung aus Sicht von Kunde und Lieferant keineswegs vollständig, denn es fehlen noch einige wichtige und mögliche Schritte, wie  z. B. die Beschaffung oder Herstellung seitens des Lieferanten, die Bezahlung der Rechnung oder Bestandsprüfungen usw., die hier nicht erörtert werden sollen, da sie nicht unmittelbar zum eigentlichen Umfang einer Auftragsbearbeitung gehören.

Begriffsdefinition Auftragsbearbeitung
Die Auftragsbearbeitung als Geschäftsprozess ist der Teilbereich eines übergeordneten Unternehmensablaufes als Gesamtprozess und stellt eine kleinere, wenn auch wichtige Softwareeinheit dar, nämlich die Abwicklung und Überwachung des Verkaufsvorganges.

Steht nun gerade der Begriff „Auftrag" stellvertretend für die Auftragsbearbeitung, sind die Gründe sicherlich auch darin zu sehen, daß vom Auftrag alle nachfolgenden Bearbeitungsschritte ausgelöst werden (Materialreservierung, Einkauf, Produktion, Auslieferung, Berechnung etc.). Die dem Auftrag vorgelagerten Aktionen werden oft als Angebotswesen bezeichnet, wobei dieser Begriff impliziert, es könnte oder sollte sich um einen Bereich handeln, der unabhängig von der Auftragsbearbeitung erledigt wird.

Wir sind nicht dieser Meinung und gehen in allen Fällen davon aus, daß Angebote bzw. das Angebotswesen unbedingt Bestandteil der Auftragsbearbeitung sein müssen. Demnach zählen die Vorgänge 2, 4, 5 und 7 im Verkauf (siehe obige Aufstellung), also das Angebot, der Auftrag bzw. die Auftragsbestätigung, die Auslieferung und die Berechnung bzw. Fakturierung zum Leistungsumfang einer Auftragsbearbeitung.

Aufgabenbereiche wie z. B. Kalkulation,  Bestandsführung, Mahnungen schreiben, Beschaffung usw. zählen wir ausdrücklich nicht zum engeren Kreis der Auftragsbearbeitung, diese werden durch andere Softwarekomponenten oder Module (Warenwirtschaft, Materialwirtschaft, Fertigungswirtschaft etc.), die in der gesamten Softwarelösung enthalten sind, bearbeitet. Aus dieser Betrachtungsweise ergibt sich jedoch auch, daß die Auftragsbearbeitung nicht ausreicht, den gesamten Geschäftsprozess aus Sicht des Lieferanten abbilden zu können.

Anforderungen an eine Auftragsbearbeitung
Natürlich müssen die Grundvoraussetzungen der Auftragsbearbeitung erfüllt werden. Hierzu gehören, wie bereits eingangs erwähnt, die Adressverwaltung mit den Konditionen und die Artikelverwaltung etc.. Der oben wiedergegebene Ablauf der Auftragsbearbeitung sollte zum Standard gehören.

Den Kunden müssen beliebig viele Ansprechpartner, Abteilungen und Versandanschriften zugeordnet werden können und alle erforderlichen Konditionen und natürlich beliebige, individuelle Texte für Hinweise und Bemerkungen.

Die Vorgänge in der Auftragsbearbeitung müssen ohne großen Aufwand in die nächste Vorgangsstufe übernommen werden können und es müssen beliebig viele Vorgänge aus der vorangegangenen Vorgangsstufe erzeugt werden können. Z. B. sollten aus einem Auftrag beliebig viele Lieferscheine erzeugt werden können, die jeweils ein eigenständiges Dokument mit einer eigenen Identnummer in der Auftragsbearbeitung abbilden.

Bei jedem neu erzeugten Lieferschein darf z. B. nur noch die Restmenge zur Lieferung vorgeschlagen werden. Alle Dokumente aus einem Verkaufsvorgang müssen unmittelbar miteinander verbunden sein und in diese Zusammenhänge in verschiedenen Übersichten dargestellt werden. Die Darstellung der einzelnen Obligos (Lieferobligo bzw. Rückstandsliste, Rechnungsobligo etc.) in verschieden sortierten Übersichten gehören zum Umfang einer Auftragsbearbeitung genauso, wie die Bewertung von Auftragsbeständen, Umsatzvergleichen, Rahmenverträge mit Abrufen und Fortschrittszahlen.

Auftragsbearbeitung mit individuellen Möglichkeiten
Die Druckbelege der Auftragsbearbeitung (Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung) müssen unter Berücksichtigung der branchenbedingten Gegebenheiten ebenfalls ein großes Maß an Flexibilität bieten. Hierzu zählen z. B. die Ausgabe in fremden Sprachen, Aufmaße, Kundenartikelnummern oder auch Sammellieferscheine und –Rechnungen.

Die Anforderungen an die Preisfindung und das Rabattsystem zu standardisieren ist nicht ganz einfach, zumal hier in vielen Fällen branchenabhängige Eigenheiten eine große Rolle spielen. Der Handel stellt an eine Auftragsbearbeitung sicher andere Anforderungen wie ein Fertigungsbetrieb oder gar ein Industrieunternehmen.

Natürlich müssen bei der Softwareauswahl zur Auftragsbearbeitung zunächst die betrieblichen Ansprüche berücksichtigt werden. Soll aber beispielsweise zu einem späteren Zeitpunkt der Verkaufspreis über mengenabhängige Staffelpreise berechnet werden, wird dies schwierig, wenn die verwendete Auftragsbearbeitung diese Ansprüche nicht erfüllen kann.

Ebenso wird natürlich kein Unternehmer eine Auftragsbearbeitung nur deshalb auswählen, weil sie komplizierte Flächenberechnungen durchführen kann, wenn er selbst „nur" mit Schrauben handelt. Es ist also immer eine Frage der Notwendigkeit, vorausschauend zu berücksichtigen, welche Ansprüche man haben könnte.

Somit wären die wichtigsten Bestandteile der Auftragsbearbeitung definiert. Empfohlen wird jedoch immer, eine Softwareauswahl auf der Basis eines Pflichtenheftes zu treffen. Diese „Checkliste" mit momentanen und künftigen Anforderungen an die Auftragsbearbeitung detailliert zusammenzustellen, ist zwar kein leichtes Unterfangen und mitunter auch kostspielig, erleichtert den Auswahlvorgang aber ungemein.

Umgebungskomponenten der Auftragsbearbeitung
Betrachten wir weiterhin den Lieferanten bei der Auftragsbearbeitung, wird schnell klar, daß er ja seinerseits ebenfalls Ware beschaffen und/oder herstellen muß, die sein Kunde bei ihm bestellt. Hierzu benötigt er, wie sein Kunde zuvor auch, eine Softwarekomponente, die diesen Vorgang, das Bestellwesen oder einfach nur den Einkauf in Zusammenhang mit der Auftragsbearbeitung für ihn regelt.

Diese beiden Vorgänge (Auftragsbearbeitung und Bestellwesen) zusammen sind ihrerseits wiederum Teil der übergeordneten Warenwirtschaft oder eines Warenwirtschaftssystems (WWS).

Wie man sieht, wächst der Umfang, und die verschiedenen Bezeichnungen für die Business-Lösung ändern sich mit den Anforderungen und Möglichkeiten.