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Das digitale Unternehmen
Wenn wir heute vom digitalen Unternehmen sprechen, sollen darunter mehr Aspekte verstanden werden, als lediglich die Digitalisierung eines Beleges. Sicher, mit dem Angebotsversand per E-Mail und PDF ist schon viel gewonnen, doch es gibt mancherlei mehr an Themen & Projekten im Betrieb, die unserer Aufmerksamkeit bedürfen. Teilweise sogar der vollen Aufmerksamkeit mit höchster Dringlichkeit.
 
Industrie 4.0
Im April 2018 sind es genau fünf Jahre her, dass das Projekt „Industrie 4.0“ ins Leben gerufen wurde.Wenn Sie sich den Punkteplan dieser Initiative erarbeiten und mit dem Stand Ihres Betriebes vergleichen, ist es vermutlich an der Zeit, Maßnahmen zu ergreifen.

Hier sind zwei Links, die Ihnen einen allgemeinen und auch detaillierten Überblick verschaffen können:
 
 
 
Sie finden dort viele Anregungen, Tipps und Erklärungen, was man so alles digitalisieren kann, bzw. unter Digitalisierung versteht. Doch nicht alles ist praktikabel, manche Ansätze sind nicht praxisorientiert und viele Lösungen sind nicht bezahlbar. Trotzdem bezieht sich dieser Ansatz auf den Bereich KMU (kleine und mittelständische Unternehmen).

Unser Anliegen
Wir möchten in diesem Aufsatz zusammen mit Ihnen, den Anwendern von complex-ERP, einen Ansatz und einen Grundgedanken erarbeiten, anhand dessen Sie Ihr eigenes Pflichtenheft erstellen können. Wir werden Ihnen Lösungsansätze aufzeigen und von brauchbaren Möglichkeiten und Erfahrungen berichten. Einige Illusionen müssen dabei verworfen oder einfach nur vertagt werden.

Was bedeutet Digitalisierung?
Der Begriff stammt vom lateinischen Wort „Digitus“, was Finger bedeutet. Ein oder kein Finger entspricht dem Binären, also der „1“ und der „0“. Strom fließt oder Strom fließt nicht. Auf diese Art werden in einem Computer Daten verwaltet und bearbeitet, so wird gerechnet, Filme angesehen und Dokumente betrachtet.

„Digital“ und „binär“, quasi als Synonyme, gegenüber dem Begriff „analog“. Analog wäre ein Foto, das Sie in Händen halten oder eine Rechnung die Sie per Post zugeschickt bekommen. Hat Ihre Armbanduhr Zeiger? Dann ist sie analog.

Wenn wir analoge Daten (Texte, Filme, Musik etc.) in digitale Daten umwandeln sind sie nur noch von Computern oder ähnlichen Geräten lesbar und können dort weiterverarbeitet werden.

Nehmen wir die Papierfotos von der Firmenfeier, die 1997 stattfand, scannen sie ein und legen sie auf dem Server ab, dann kann jeder diese Fotos betrachten, der die Zugriffsrechte auf diesen Speicherplatz hat. Diese digitalisierten Fotos sind jetzt beliebig kopierbar, können also auf jeden PC verschoben und beliebig oft ausgedruckt werden.

Wenn Sie eine Rechnung, die man Ihnen per Briefpost zugeschickt hat, gleichermaßen scannen, erhalten Sie üblicherweise ein PDF, das Sie ebenfalls beliebig kopieren und ausdrucken können.

Digitalisieren bedeutet in diesen Beispielen „für den Computer lesbar zu machen“.

Bild: Festplatte mit rund 2 MB ca. 1980 im Vergleich 1 TB ca. 2016
Wozu die Digitalisierung?
Der Grund, analoge Daten in digitale Form aufzubereiten ist einleuchtend. Wie oben bereits beschrieben, können wir nun die PDF-Rechnung an die Buchhaltung weiterleiten oder in einem Archiv ablegen. Die Rechnungskontrolle wird einfacher und falls wir eine zusätzliche Papierkopie benötigen, drucken wir sie einfach aus. Die Qualität dieser Dokumente leidet nicht, solange sie lesbar sind, sie können beliebig oft kopiert und mit einfachen Mitteln weiter transportiert werden.

Ein wichtiges Argument besteht auch in der Option, digitale Dokumente bzw. Daten zu be- und verarbeiten (Photoshop etc.).

Wandel der Datenträger
Die Frankfurter allgemeine Zeitung (FAZ) hat sich 2008 über die digitalen Medien lustig gemacht, als Sie nachfragte was denn eigentlich aus den ganzen Daten wird, die wir aus früheren Zeiten schon digital verfügbar hatten. All die hübschen Videokassetten, CDs und DVDs die durch häufige Nutzung in der Qualität leiden und irgendwann unbrauchbar werden.
 
Wenn wir also heutzutage von Datenträgern sprechen, meinen wir Festplatten mit großem Volumen, NAS-Server und natürlich die Cloud. Sicherungen sind einfachst zu erstellen und dank USB 3.0 auch mal schnell auf einen USB-Sticks kopiert, mit dem Sie die rund 30fache Kapazität einer DVD transportieren können. Qualitäts- und Datenverlust sind quasi ausgeschlossen.

Wie lange sind die Daten haltbar?
Kommen wir zurück zur digitalen Form unserer Daten, die sich auf unseren Laufwerken in Datenbanken und Verzeichnissen befinden. Wie lange können wir denn auf diese Daten zugreifen?

Eine Word-Datei aus dem Jahre 1993 zu öffnen, wird Ihnen heute keine Schwierigkeiten bereiten. Auch eine Bitmap, ein Film oder eine Textdatei in 25 Jahren zu betrachten wird nicht schwierig sein.

Möglicherweise sind aber Bitmaps in 25 Jahren überflüssig geworden, bei Filmen gibt es kein „Audio Video Interleave“ (AVI) mehr und für Textdateien wird ein neuer Standard entwickelt.

Üblicherweise werden Sie dann zwischenzeitlich mit meist kostenlosen Programmen die Daten in ein anderes Format konvertieren können. Wenn Sie immer wieder mit diesen Daten arbeiten, merken Sie automatisch die eventuell begrenzte Verfügbarkeit und werden sie dann korrigieren.
 
Bei Daten die „weiter leben“, einem ständigen Gebrauch unterliegen und verändert werden, wird es Übergänge zu anderen, gebräuchlicheren Formaten geben, vermutlich also keine Einschränkung.
 
Bestimmte Daten jedoch, sind für eine Langzeitarchivierung vorgesehen und müssen diese Voraussetzung auch erfüllen. Sie müssen jederzeit den Zustand zum Erstellungszeitpunkt (oder Erhalt) repräsentieren und die Wiedergabe muss mit dem ursprünglichen Dokument übereinstimmen.
 
Hier ist das PDF gemeint, das Portable Document Format, also ein Dateiformat für elektronische Schriftstücke, das unabhängig von Erstellungsprogramm, Betriebssystem und Hardwareplattform originalgetreu wiedergegeben werden soll. Der Empfänger muss das Dokument immer so betrachten können, wie der Autor es vorgesehen hatte.
 
Im PDF werden dafür Schriften, Bilder, Graphiken und Formatierungen gespeichert, die in der Regel auch den ursprünglichen Inhalt detailgetreu ausgeben.
 
Um jedoch zu gewährleisten, dass dieses Dokument auch für eine Langzeitarchivierung genügt, muss es bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

Diese Voraussetzungen werden ausschließlich mit einem PDF/A-Format gewährleistet. Denn werden z. B. die Schriften, mit denen das herkömmliche PDF-Dokument erstellt wurde, in zehn Jahren nicht mehr existieren (oder nicht installiert sein) entspricht das Dokument nicht mehr den Anforderungen.
 
Hier finden Sie einige Infos zu diesem Dateiformat:
 

Daten in Datenbanken bleiben, solange die Datenbank gewartet wird immer aktuell, also ebenfalls haltbar. Alte Datenbanken wie z. B. dBase oder Paradox werden in einigen Jahren nicht mehr verwendet werden und müssen, falls ein ehemaliger Datenzustand aufbewahrt werden soll, in andere Dateiformate transferiert werden.

Bild: Datenträger aus den 1980ern
Lösung mit PDF/A und complex-ERP
Wir sind gerade dabei, innerhalb unseres ERP-Programmes eine alternative Lösung zur bisherigen PDF-Erstellung zu bewerkstelligen.  Nach Fertigstellung, zu Beginn 2018, können Sie dann für sich und Ihre Geschäftspartner PDF/A erzeugen. Die automatisierte Herstellung des PDFs wird beibehalten.

Gleichzeitig werden wir Ihnen mit einem Zusatzprogramm die Möglichkeit bieten, alte PDFs in dieses Langzeitformat PDF/A umzuwandeln. Wir meinen hier Massenänderungen. Das Thema PDF ist außerordentlich umfangreich und wir werden demnächst einen eigenen Aufsatz über dieses Thema präsentieren.

Leitz, Elba und Co.
Es gibt sie noch in Massen, große Schränke, Regale, Keller und Speicher voll von unseren altgedienten Papierordnern. Alphabetisch geordnet, mit Trennpapier, verschiedenen Registern und voll von unzähligen Dokumenten jeglicher Art.
 
Einscannen, die PDF-Dokumente in beliebige Ordner auf dem PC verteilen und rasend schnell wiedergefunden. Keine Papierordner mehr!

Ist der Papierordner weg, gibt es keinen Zugriff mehr. Im digitalen Zustand haben Sie den mehrfachen und gleichzeitigen Zugriff und wenn Sie möchten auch den Zugriff unterwegs.
 
Die PDF/A-Dokumente erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen. Sie können Sie nach jedem Kriterium sortieren, kennzeichnen und durchsuchen.
 
Beispiel Rechtsanwalt:
Alle Dokumente eines Falles, sogar ein Megaprozess, mit tausenden von Dokumenten. In Aktenordern? Ja, so machen die das noch!

Alternative: Alle Dokumente einscannen (50 Seiten/Minute) in einen Ordner auf dem PC ablegen. Das war’s! Man kann den gesamten Ordner, also alle PDF-Dokumente nach einem oder mehreren Begriffen durchsuchen. Und diese Dokumente nehmen wir mal schnell auf einem USB-Stick mit nach Hause oder verwenden ihn auf dem Laptop vor Gericht.
 
Es ist nicht schwierig diese unglaubliche Fülle von Möglichkeiten zu verstehen und im eigenen Betrieb anzuwenden, denken Sie an Projektordner, Ärzte, Bewerbungsunterlagen, Ein- und Ausgangsrechnungen und so unendlich vieles mehr.
 
Sie benötigen nur die Möglichkeit das digitale Dokument sichtbar zu machen.
 
In complex-ERP steht ihnen auch ein Document-Management-System (DMS) zur Verfügung, in dem Sie Ihre kompletten Dokumente verwalten können.
 
Wir selbst arbeiten damit seit Jahren und verwalten die Dokumente in verschiedenen Ordnern (nach Zugriffsrechten unterschieden).

Eine Recherche sollte uns Aufschluss darüber geben, und zwar außerhalb von complex-ERP, seit wann wir die erste Rechnung der Telekom digital abgelegt haben und verwalten. Wir haben alle PDF-Dokumente nach den Begriffen „Telekom“ und „Rechnung“ durchsucht, das Ergebnis ist 76.

Seit also 76 Monaten liegen die Dokumente hier auf dem Rechner und stehen weiterhin in ihrer ursprünglichen Pracht und Echtheit zur Verfügung.
 
Bitte machen Sie es sich einfacher, beginnen Sie die Digitalisierung eben an den Ecken, die Zeit und Raum kosten. Ein zeitnaher Blick auf die Preise: Aktuell kosten Festplatten mit 6 TB rund 160 €, ganz schön viel Platz für Ihre Daten.
 
Neuerdings bieten auch Buchhaltungssysteme die Chance, Belege direkt zum Buchungssatz zu speichern, so dass der Steuerberater oder ein Prüfer die Belege direkt einsehen kann. Auch hier wieder, ohne Akten zu schleppen. Aber denken Sie bitte auch hier unbedingt daran, die Haltbarkeit der Dokumente unbedingt mit PDF/A zu gewährleisten.
Bild: Digitalisierung von Dias




Bild: Analoges "Game" Scrabble
 
Datenaustausch
Datentransfer und Datenaustausch sind zwei weitere wichtige Punkte im digitalen Betrieb. Wohlgemerkt, es ist prima, wenn Sie Ihrem Kunden ein E-Mail schicken, das in der Anlage ein Angebot mit verschiedene Zeichnungen enthält (denken sie daran, Sie ersparen Ihrem Kunden damit auch den Aufwand des Einscannens).
 
Doch wäre es nicht besser, wir könnten dem Kunden die Daten in einem Format schicken, das ihm ermöglicht, die Daten in sein ERP-Programm zu übernehmen?
 
Ihr Kunde schickt Ihnen eine Bestellung per E-Mail mit PDF-Anlage. Es ist eine Bestellung, die von seinem ERP-System erstellt wurde mit 126 einzelnen Positionen, die Sie jetzt mühsam abtippen müssen, um Sie in Ihr ERP-System zu bekommen. Dann schicken Sie ihm wieder eine Auftragsbestätigung und so fort. Dieses Thema ist außerordentlich umfangreich und strukturell sehr vielseitig.
 
Es gibt mehrere Situationen, in denen Sie bereits Daten verschicken (Transfer) und die am anderen Ende in ein System importiert werden (Schnittstelle). Denken Sie an DATEV, Lexware, Finanzamt oder die Krankenkassen. Allein bei diesen Beispielen sehen Sie immer unterschiedliche Formate.

Für den Belegaustausch (Bestellungen, Rechnungen etc.) gibt es auch schon unterschiedliche Systeme, wie z. B. EDIFAKT. Doch auch hier gibt es keine einheitliche Regel, denn die Felder und Möglichkeiten der Schnittstelle sind so immens, dass sie für jede Geschäftsbeziehung angepasst werden müsste.

Sicherlich wird in einer rudimentären Art eine Rechnung zu übermitteln sein, aber denken Sie auch an Stücklisten, unterschiedliche Nummerierungen oder gar Bilder. Irgendwie wird es schon gehen, ist aber jeweils mit enormem Aufwand verbunden.
 
Auf diesen Datenaustausch und Transfer haben sich Firmen spezialisiert, die die Schnittstellen für Sie und einen bestimmten Kunden oder Lieferanten übernehmen, das kostet richtig Geld und ist ebenfalls mit Aufwand verbunden.
 
Hier stößt die Digitalisierung an Ihre Grenzen und Sie müssen Kompromisse eingehen.

Doch es gibt auch den internen Datenaustausch, also die Weitergabe von Dokumenten an andere Abteilungen oder Mitarbeiter. Mit unserer neuen Fertigung z. B. können Sie auf Arbeitspapiere verzichten, da diese am Arbeitsplatz auf einem Bildschirm oder Touchscreen jederzeit angezeigt werden können. Also Papier und Wege vermeiden.

Mit complex-ERP können sie auch ganz bürokratisch, einzelne Dokumente mit Bearbeitungshinweisen und -Vermerken weitergeben und den Zustand kontrollieren.
Bild: Der analoge Ordner wie wir ihn kennen
 
Die digitale Brücke
Es gibt einen Weg in das digitale Unternehmen hinein und aus dem Betrieb heraus. Doch betrachten wir dies zunächst ganz pragmatisch, die Wege für unsere Kunden sollen angenehm und mühelos bleiben, also kundenorientiert.
 
In der Annahme, dass unsere Lieferanten ebenso praktizieren, wollen wir diesen digitalen Weg etwas später beschreiten.
 
Solange Sie nicht die alleinigen Vertriebsrechte für bestimmte Produkte besitzen und kein Alleinstellungsmerkmal aufweisen, müssen Sie all die vielfältigen Datenströme Ihre Kunden meistern, und äußerst flexibel hantieren.

Betrachten wir zuerst den Dateneingang des Kunden und unterscheiden hier auch erstmal nach Anzahl und Art der Bestellpositionen. Es ist sicher ein Unterschied, ob Sie vier Aufträge pro Tag über je eine Maschine erfassen oder etliche Bestellungen mit vielen Positionen entgegennehmen.

Wir müssen hier differenzieren. Die Maschinen können wiederum mit umfangreichen Parametern versehen sein, während es bei der Menge der eingehenden Bestellungen mit reichlichen Positionen immer nur um Artikelnummer und Menge geht.
 
Gerade diese Flexibilität entspricht der digitalen Brücke, also unterschiedlich auf die Datenströme zu reagieren bzw. überhaupt reagieren zu können und dies mit unterschiedlichen Mitteln. Dies bedingt jedoch einige Erfahrung und Einarbeitung, eigentlich ein neuer Aufgabenbereich.
 
Über diese Brücke werden alle analogen Daten „in das digitale Zeitalter geleitet“ und die digitalen Daten unternehmensgerecht aufbereitet bzw. entsprechend Ihrem ERP-System und den gewünschten Anforderungen adaptiert.

Wir sind noch am experimentieren, haben aber schon eine ganze Reihe von Lösungen in Angriff genommen. In diesem Zusammenhang wird auch die EDIFAKT-Schnittstelle weiter ausgebaut werden.
 
Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem ersten Teil einen Einblick in die Thematik gegeben haben. Wenn Sie Fragen haben, sprechen Sie uns bitte an. Wir können gerne über diese Themen diskutieren und dabei auch spezielle Anforderungen berücksichtigen.
Bild: Analoges und digitales Geld mit Bezahlmöglichkeiten
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